Datenschutzerklärung

2. Was dieses Portal ist

Dieses Portal unterstützt Hausverwaltungen bei der Verwaltung von Versicherungsverträgen, Schadenfällen und Energiethemen ihrer Liegenschaften. Personenbezogene Daten werden ausschließlich für diesen Zweck verarbeitet.

3. Welche Daten verarbeitet werden

• Zugangsdaten der angemeldeten Nutzer (E-Mail-Adresse, verschlüsselt gespeicherte Anmeldedaten).
• Objekt- und Vertragsdaten der verwalteten Liegenschaften (Adressen, Versicherungsverträge, Klauseltexte).
• Schadendaten (Schadenbeschreibung, Verlauf, hochgeladene Fotos und Dokumente — auch von Mietern über gesonderte Upload-Links).
• Eingehende Dokumente (z. B. Schreiben von Versicherern), die zur Bearbeitung zugeordnet werden.
• Protokolldaten zur Nachvollziehbarkeit und IT-Sicherheit (Aktionsprotokoll mit maskierten Angaben, keine Klartext-Inhalte).

4. Foto-Uploads über Links (Mieter, Hausmeister)

Über gesonderte, zeitlich begrenzte Links können Mieter Fotos zu einem gemeldeten Schaden und Hausmeister Zählerstands-Fotos übermitteln. Die Nutzung ist freiwillig und erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie beim Hochladen bestätigen. Die Fotos dienen ausschließlich der Schadendokumentation bzw. der Zählerstandserfassung.

Weitergabe an den Versicherer im Rahmen der Schadenbearbeitung: [WIRD ERGÄNZT: Umfang und Rechtsgrundlage der Weitergabe — anwaltlich klären]

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Vertrags- und Schadenverwaltung für die Hausverwaltung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. -anbahnung).
• IT-Sicherheit und Nachweisführung (Aktionsprotokoll): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
• Freiwillige Uploads über Links: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

6. Speicherung, Verschlüsselung, Hosting

Personenbezogene Inhalte (z. B. Adressen, Schadenbeschreibungen, hochgeladene Dateien) werden nach Stand der Technik verschlüsselt gespeichert. Der Betrieb erfolgt auf eigener Infrastruktur in der Europäischen Union; es werden keine US-Cloud-Dienste eingesetzt. Die eingebundenen Schriften werden lokal ausgeliefert (kein Abruf bei Google Fonts o. ä.).

7. Empfänger

Daten werden nur weitergegeben, soweit es für die Schadenbearbeitung erforderlich ist (insbesondere an den zuständigen Versicherer). [WIRD ERGÄNZT: E-Mail-Versanddienstleister — vor Aktivierung des Mailversands inkl. AVV ergänzen]

8. Speicherdauer

Für jede Datenart ist ein Löschkonzept dokumentiert; Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. [WIRD ERGÄNZT: konkrete Fristen je Datenart — in rechtlicher Abstimmung]

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zudem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO).

Anfragen richten Sie an: [WIRD ERGÄNZT: Kontaktweg für Betroffenenanfragen]